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加快建設信息化檔案管理系統

時間:2019/08/08    瀏覽:

       我國各級食品藥品檢驗檢測機構在對各類食品藥品進行檢驗過程中,形成了對應的食品藥品檢驗檔案,主要記錄著檢品的相關內容和成果,是檢驗檢測機構檢驗檢測能力和整體水平的體現。做好食品藥品檢驗檔案的管理工作,是保障人民群眾飲食用藥安全的重要依據之一。
       隨著檢驗檢測領域機構改革的不斷深入開展,食品藥品檢驗檔案管理工作的缺陷和不足日益顯露出來。創新食品藥品檢驗檔案管理,需要引起各級食品藥品檢驗檢測機構的重視。


       檔案管理的基本內涵
       食品藥品檢驗檔案的管理工作具有檔案管理的一般特點,可以將其歸納為科技檔案類進行管理,這與普通科技檔案有相似之處,如自然形成,有歷史記錄和使用價值等。
       同時,食品藥品檢驗檔案又具有極強的專業性,其具體內容包括檢驗管理和檢驗業務,如工作指示、實驗管理、相關食品藥品檢驗管理工作計劃和安排等。
       食品藥品檢驗檔案自身的獨特性表現為,食品藥品檢驗檔案中的檢驗材料具有分散性和時效性。其中,分散性體現為在全國范圍內,同一種類食品藥品樣品有不同的產地、生產條件等,需分別進行檢驗。時效性則表現為受檢的食品藥品樣品,具有一定的保質期;不同時間生產的食品藥品,其質量也存在差異,難以完全掌握。
       由于在對食品藥品開展檢驗的過程中可不斷創造出更多的科研成果,因而,規范食品藥品檢驗檔案的管理工作,對食品醫藥行業、科研事業都具有積極的推動作用。


       檔案管理的實際現狀
       目前,我國食品藥品檢驗檔案管理呈現出以下三大特點。
       一是對檔案管理工作不夠重視。近年來,我國各級食品藥品檢驗檢測機構更側重于發展和推廣業務,對檔案管理工作缺乏足夠重視,認為檔案管理只是文件材料的整理,缺乏嚴格的審查流程。長此以往,檔案裝備欠缺,檔案庫形同虛設,各類食品藥品檢驗檔案堆積擺放,難以快速檢索和查證,在一定程度上阻礙了機構的整體發展。
       二是信息化檔案管理尚未全部實現。隨著互聯網信息技術的迅猛發展,在檔案管理領域,信息化的電子檔案取代傳統紙質檔案已經成為必然趨勢。但在食品藥品檢驗檔案管理工作中,信息化技術尚未全面實現。因此,食品藥品檢驗檢測機構也應順應時勢發展的需求,研發相關檔案管理軟件,建設信息化檔案管理系統。但需要注意的是,紙質檔案作為原始依據仍不可摒棄。
       三是檔案管理工作人員素質尚須提高。由于食品藥品檢驗檔案的獨特性,所以對檔案管理人員的專業能力和理論基礎要求都比較高。但調查發現,部分食品藥品檢驗檢測機構的檔案管理人員的整體水平相對較低,難以滿足檔案管理工作的實際需求,阻礙了食品藥品檢驗檔案管理工作的創新。

       檔案管理的應對舉措
       針對目前的狀況,筆者認為,可從以下四大方面著手,提升食品藥品檢驗檔案管理水平。
       一是樹立科學管理理念。為順應時代發展變化,食品藥品檢驗檔案的管理工作應不斷創新和改革,以滿足實際工作需要。因此,建議各級食品藥品檢驗檢測機構改變傳統觀念,樹立科學管理理念,明確檔案管理工作的重要性,加強對檔案管理工作的監督;依據《檔案法》的要求,制定相關管理制度和管理流程,使檔案管理工作具有科學性和規范性,保證食品藥品檢驗結果及時歸檔保存。
       二是完善檔案管理建設。食品藥品檢驗檔案,如生化檢查報告、藥品數據標準等,內容繁雜且專業性強。由于管理不規范,常散布在各個科室、部門,其價值難以被充分利用。因此,建議各級食品藥品檢驗檢測機構加強信息化建設,完善檔案管理,對所有檔案進行分類歸檔,建立電子檔案,保留紙質檔案。
       三是提高工作人員能力。檔案管理人員的素質與能力是推進和實現食品藥品檢驗檔案規范管理進程的關鍵。目前,各級食品藥品檢驗檢測機構的專業化檔案管理人才相對缺乏,所以,要注重提高檔案管理人員能力。一方面,加大對現有檔案管理人員的培訓力度,提升專業水平和技術能力,增強其法律意識和綜合素養。另一方面,不斷引進高素質、高水平的專業人才,提高檔案管理部門的整體水平,如引進規范的標準和信息化知識人才;選派檔案管理人員代表與其他檔案管理機構交流學習;派遣檔案管理人員前往國內外高校科研院所進行專業進修等。
       四是加大硬件設施投入。管理模式、人員能力等軟件水平實施前提是堅實可靠的硬件設施,因此,要加大對食品藥品檢驗檔案管理硬件設施的整體投入,如建設食品藥品檢驗檔案管理計算機網絡,并逐步實現全國范圍內聯網。


(文章來源:中國醫藥報)

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